Переход на электронную трудовую книжку

С 1 января 2021 года абсолютно все организации переходят на электронные трудовые книги. Самого по себе понятия «электронная трудовая книга» в законодательстве нет. Однако, это то, что уже с 01.01.2020 года  используется при трудоустройстве сотрудников на рабочие места. Руководитель отдела кадров интересуется при приеме на работу у сотрудника, какую трудовую книгу он хочет использовать, бумажную, или электронную. Однако со следующего года данный вопрос не поднимается, и все автоматически уходят на электронный формат. Для чего это сделано - все данные о сотрудниках организации сразу уходят в ПФР. Учет сотрудников вести гораздо проще, данные о работнике не теряются. Работнику, в свою очередь, удобно тем, что он может в любой момент сделать заявку на получение сведений о работе в личном кабинете ПФР. 

Работодатели обязаны:

- с января 2020года передавать отчет в ПФР в иной форме, в которой указано, кто уволен, кто работает, кто в отпуске, или находится на больничном;

- необходимо оповестить сотрудников о том, что до 31.12.2020г. все будут переведены на электронный формат трудовой книжки;

- вносятся изменения в ведение работ с трудовыми книжками и отчетами до 31.12.2020г.

Организация, не выполнившая эти условия, может быть оштрафована, или получит уведомление о недопустимости нарушения законодательства.

Допустим, организация по каким-либо причинам забыла своевременно уведомить работников об изменениях, или не внесла корректировки в документы организации, в этом случае ей грозит штраф от 5тыс.рублей до 50тыс.рублей. При повторном нарушении со стороны работодателя, размер штрафа увеличивается на сумму от 20тыс.рублей до 70тыс.рублей.

За ошибки в отчеты и не поданный своевременно отчет в ПФР, работодателю грозит штрафная санкция в размере от 300-500 рублей. Штрафные санкции действительны начиная с 1.01.2021г.

Что меняет переход на электронные трудовые книжки:

- работник, при приеме на работу, может предоставить работодателю справку со сведениями о предыдущем месте работы;

- работодателю полагается выдавать справки о трудовой деятельности работнику, в случае необходимости;

- работник может не беспокоиться о возможной потере трудовой книжки;

- оформление пенсии становится гораздо проще, т.к. информация изначально передается в ПФР;

- информация о трудовой деятельности сотрудника не может быть украдена;

- минус главный для работников отдела кадров – работы станет больше, т.к. количество отчетов в ПФР увеличиться в объеме.

Однако, даже если Вы уже перешли на электронную формат, старую трудовую книжку нужно сохранять. Проще говоря, мир меняется, время не стоит на месте. Все оплаты и записи в любые организации можно выполнить онлайн, Трудовое законодательство последовало тем же примером.

Назад